Plaatsbepaling

MIGO – Mislukken is geen optie.

Als opdrachtgever ben je de personificatie van het project; jij bent het project. Je krijgt alle lof als het project succesvol afgerond wordt, maar je krijgt ook alle blaam als het project minder succesvol verloopt. Je bent erop gebrand om de doelstellingen te realiseren die bereikt moeten worden met het projectresultaat. Je wilt laten zien dat jij de juiste persoon op de juiste plaats bent. Het project mag dus niet mislukken. De belangrijkste vraag waar je mee zit is daarom: “hoe hou ik grip op mijn project?”.

De rol van opdrachtgever wordt vaak als een “kip” gespeeld: afstandelijk en beperkt: veel taken worden naar een projectleider gedelegeerd die zijn weg moet vinden in de complexiteit van de projectcontext. De rol van een opdrachtgever van een succesvol project wordt vaak door een “varken” gespeeld: hij regelt de randvoorwaarden, stelt prioriteiten, signaleert en bewaakt omgevingsrisico´s, heeft aandacht voor samenwerking en het onderlinge vertrouwen, en is voortdurend betrokken.

Dit “varken” lijkt op een “schaap met vijf poten”. Zoals iedereen weet bestaat het schaap met vijf poten niet, dus de opdrachtgever moet zorgen dat er capabele mensen meewerken in het project die betrouwbare informatie kunnen aanleveren op de ontbrekende poot/poten.

Na verloop van tijd zijn alle betrokkenen zodanig onderdeel van het project en haar cultuur geworden dat het steeds moeilijker is (/wordt) om met een frisse blik tegen de gang van zaken, de voortgang, de manier van communiceren, de kwaliteit van de bereikte resultaten en dergelijke aan te kijken. Om dit intern gerichte denken te doorbreken c.q. vanaf de projectstart te vermijden is het wenselijk af een toe een deskundige een vinger aan de pols te laten houden; buitenstaanders die met andere ogen naar een project kijken, lastige vragen stellen en een bron van verfrissende inzichten en ideeën zijn.

Ambidexter Management heeft het intern gerichte denken in haar eigen projecten vaak meegemaakt en heeft goede ervaringen opgedaan met de dienst Plaatsbepaling. Op gezette tijden in het project komt een externe deskundige langs en die licht het project door en geeft mogelijke interventies om de projectuitvoering bij te sturen.

De momenten van het besluitvormingsproces dat het project hanteert zijn goede momenten om een Plaatsbepaling uit te voeren. Denk hierbij bij het opleveren van de Business Case, het opleveren van het Project Plan, de oplevering van het faseplan en de oplevering van het Eind Project Rapport.

Bij de Business Case kan dan bepaald worden of het project de WeMaHa-toets doorstaat. Met andere woorden is de project Wenselijk, Maakbaar en Haalbaar. Dit wordt bepaald aan de hand van een rendement en technische toets en met een strategie Fit-toets.

Bij het opleveren van het Project Plan wordt de vraag beantwoord of het project uitgevoerd kan worden? Hierbij wordt gekeken of de benodigde mensen en middelen gedurende het volledige project beschikbaar zijn. Ook wordt gekeken of dit het juiste moment is om het project uit te voeren of dat er afhankelijkheden zijn met andere projecten en of dat de organisatie niet teveel projecten onderhanden heeft. Tevens zal bepaald worden of de uitvoering door de organisatie zelf of samen met anderen moet gaan plaatsvinden.

Bij iedere faseovergang wordt gekeken of het project nog steeds aan de verwachtingen voldoet door middel van een herijking van de Business Case. Tevens wordt op dit moment bepaald of de projectuitvoering efficiënt en effectief plaatsvindt. Op basis van aanbevolen interventies kan de projectuitvoering aangescherpt worden.

Bij de eindrapportage wordt bepaald of het project de gewenste projectresultaten opgeleverd heeft, of de overdracht van project naar de lijn geborgd is en of de gewenste doelstellingen verwacht gaan worden. Tevens zal bepaald worden welke lessen geleerd zijn tijdens de projectuitvoering.