Logische Projectkaart

Inleiding

Een logische projectkaart is een instrument dat kan worden gebruikt om een projectresultaat / wijziging te conceptualiseren. In een workshop worden de deelnemers uitgenodigd hun begrip van de huidige situatie te articuleren; de veranderingen die zij hopen door middel van hun project/ programma tot stand te brengen, met en / voor wie, welke activiteiten en middelen benodigd zijn om bij de te dragen in het realiseren van dit resultaat / verandering, en de externe factoren te benoemen die de resultaten kunnen beïnvloeden. Het is een geweldig hulpmiddel voor samenwerking en er zijn veel verschillende manieren om ze te maken!

De Logische Projectkaart die wij gebruiken is gebaseerd op een Logische Investeringskaart.

Wat is een Logische investeringskaart?

Een logische investeringskaart laat in 1 pagina in een verhaalvorm een investeringsafweging zien aan een buitenstaander zodat deze de complexheid en investeringskansen begrijpt. Het verhaal is een belangrijk aspect omdat het de relevante stakeholders helpt om de logica achter en de waarde van de voorgestelde investering te begrijpen. Het verhaal is een kaart die de relatie tussen het onderliggende probleem/kans, de organisatievoordelen die we kunnen bereiken indien het probleem/kans opgelost/ingevuld wordt, de strategische keuzes en de oplossing.

Logische investeringskaarten zijn een belangrijk sturingsmodel omdat zij:

  • Een organisatie helpen om investeringsafwegingen eenvoudig te begrijpen en te vergelijken;
  • Relatief snel te maken zijn (in vergelijking met een volledige business case), wat tijdige en kost-effectieve besluitvorming ondersteund;
  • Gericht zijn op voordelen (benefits) in plaats van op oplossingen;
  • Nauwkeurig zijn voor strategische optie analyses door zorg te dragen dat alle opties gekoppeld zijn aan het probleem, de benodigde voordelen (benefits) opleveren en doordat ze beoordeeld worden vanuit een kosten, tijd en risico perspectief.

 

Er zijn 3 type situaties waarbij een logische investeringskaart gebruikt kan worden, voor: 

  • een individuele investering waarin je het probleem, de voordelen (benefits), strategische keuzes en de oplossing,
  • een programma waarin het probleem, de voordelen (benefits) en strategische keuzes bepaald worden, en
  • een organisatorische verandering waarin de behoeften, de voordelen, strategische keuzes en organisatorische keuzes bepaald worden.

Gebaseerd op deze 3 type situaties kun je investeringskaarten maken voor bijvoorbeeld:

  • het vormgeven van een nieuwe investering,
  • het prioriteren van investeringsvoorstellen,
  • het ontwikkelen van nieuw beleid,
  • het monitoren en meten van de benefits realisatie,
  • het evalueren van een investeringsprogramma,
  • het herfocussen van een organisatie om haar effectiviteit te verbeteren,
  • het monitoren van de resultaten van een organisatie.

Het maakproces van een Logische Projectkaart

In 1 A4´tje wordt het verhaal verteld van het project en de onderliggende investering. De kaart is het resultaat van een 3-tal workshops waarin de focus ligt op het definiëren van het probleem, de gezochte benefits en de benodigde oplossing. Fundamenteel voor het succes van het proces in de betrokkenheid van het senior management. De deelnemers zullen wisselen per workshop maar zullen te allen tijde de investeerder (de persoon die de business behoefte geïdentificeerd heeft, degene die zal besluiten of het besluit om te investeren zal verdedigen en die verantwoordelijk is om de benefits te realiseren) samen met relevant interne en externe stakeholders. Het cruciale in de aanpak is dat gestart wordt met het probleem in plaats van het zoeken naar het rechtvaardigen van de oplossing.

Dit is niet een eenmalige oefening- er zullen investering reviews op gezette tijden uitgevoerd worden waarbij de projectvoortgang tegen de kosten en de plannen gehouden wordt en waarbij in een workshop getest wordt of de investering nog steeds relevant is. Het resultaat van deze review is een besluit om door te gaan, te stoppen of om de condities te veranderen.

Probleemdefinitie Workshop: Output – Logische Investeringskaart

Deze workshop zorgt voor begrip over en de noodzaak van de investering. Tijdens de workshop wordt het probleem gedefinieerd, de strategische ingrepen die het best passen op het probleem worden geïdentificeerd en de voordelen die de investering zal moeten leveren worden bepaald. Er is voor de workshop geen voorbereiding vereist omdat wordt aangenomen dat de indiener van de investering en de deelnemers het probleem begrijpen en daar vóórafgaande aan de workshop al over nagedacht hebben. Het aantal deelnemers is beperkt van 6-8 deelnemers, en bestaat idealiter uit beslissers en senior managers.

Voordeel Definitie Workshop: Output - Benefits Management Plan

Deze workshop is bedoeld om de voordelen die de investering (het project) naar verwachting gaat opleveren te consolideren en de Key Performance Indicators (KPI's) te identificeren die het beste bewijs geven dat de gevraagde prestaties zijn geleverd. Ter voorbereiding van de workshop, kunnen concept KPI's ontworpen worden die aan de deelnemers voorgelegd worden in de workshop.

Oplossing Definitie Workshop: Output - (Concept) Business Case

Deze workshop is bedoeld om de naar verwachting beste oplossing te definiëren en af te bakenen voor het geïdentificeerde probleem. Er is vóórafgaande aan de workshop geen voorbereiding vereist aangezien in de workshop het probleem uitgebreid besproken wordt waarna de aanwezigen een oplossing om het probleem aan te pakken kunnen formuleren en kunnen fine-tunen. In de workshop zal de voorgestelde aanpak, de dis-benefits (nadelen), risico's, kosten, tijdslijnen en strategische afstemming die daarbij horen uitgebreid bediscussieerd worden.

Hulp nodig bij uw project?