Project Startup

Inleiding

De Project Start-Up (PSU) is een krachtig instrument bij de aanvang van een project. De PSU is een gestructureerde, in de tijd geconcentreerde, workshop (één tot drie dagen) waarin, meestal onder begeleiding van een facilitator, het waarom, het wat met elkaar gedeeld en aangescherpt wordt en aan de hand daarvan het hoe met elkaar wordt gestructureerd.

Het instrument is ook bruikbaar voor een project dat is vastgelopen of een doorstart nodig heeft, De PSU wordt dan meestal een Project Fresh-Up of projectdoorstart genoemd.

In de workshop komen de medewerkers van de relevante disciplines bij elkaar. Het belang van een PSU is groot omdat je door het collectieve karakter optimaal gebruik maakt van de inbreng van alle deelnemers en met elkaar het eindresultaat, de weg daarnaartoe, de manier van samenwerken en communiceren, en een gemeenschappelijke taal met elkaar vaststelt.

Het doel

Het doel van een PSU is het afstemmen en gelijkrichten van het waarom, het wat en het hoe van het project tussen alle stakeholders (projectmedewerkers, projectleider, opdrachtgever en vertegenwoordigers van de beheerorganisatie, afnemers/gebruikers). In een PSU ontstaat een gezamenlijk begrip van de eindbestemming van het project, inzicht in de op te leveren producten, een geloof in de koers die gevolgd wordt om de eindbestemming te bereiken, overeenstemming over de manier van samenwerken en communiceren, een gemeenschappelijke taal, inzicht in de individuele rol, inbreng in de productontwikkeling en de benodigde bevoegdheden. Tevens wordt een start gemaakt met de teamvorming en de motivering van de individuele deelnemers.

Het eindproduct van een PSU

De Project Start-Up levert een (concept) projectplan op waarin de volgende zaken staan:

Resultaat van het project

Deze beschrijving geef aan wanneer het project klaar is, wat onderdeel van het resultaat is en wat geen onderdeel van het project is. Belangrijke aspecten die overwogen moeten worden om meegenomen te worden in de resultaatbeschrijving zijn:

• Is de verandering / implementatie onderdeel van het project?
• Wie gaat de resultaten accepteren en wat zijn de acceptatiecriteria?

Projectaanpak

Deze beschrijving geeft aan op welke manier het projectresultaat behaald gaat worden. Hierin moeten de volgende besluiten genomen worden:

• Welke projectmanagementmethode wordt gehanteerd?
• Welke aspecten worden op maat gemaakt?
• Wanneer en door wie worden besluiten genomen?
• Prioritering tijd, geld en scope. Welk beheersaspect is het belangrijkst?
• Samenwerken. Hoe gaan we samenwerken? Welk gedrag verwachten we van iedereen?

Beheersaspecten

Hierin moeten de volgende keuzes gemaakt worden:

• Tijd: wanneer moet het eindresultaat bereikt zijn?
• Geld: welke beschikbare financiële middelen zijn er? Is er een veranderingsbudget? Op welke wijze worden eventuele wijzigingsvoorstellen voorzien van financiele ondersteuning?
• Capaciteit: welke beschikbare resources (mensen en overige hulpmiddelen) zijn er? Welke restricties gelden er voor deze resources?
• Kwaliteit: wat zijn de kwaliteitseisen? Wie stelt ze vast? Wie controleert ze?
• Informatie: op welke wijze verkrijgt en communiceert informatie?
• Organisatie: wat wordt de projectbesturing? Welke rollen onderscheiden we? Wie moeten deze rollen gaan innemen? Wat verwachten we van deze rollen (TBV’s)
• Risico’s: welke risico’s zien we? Welke tegenmaatregelen kunnen we nemen?

Naast het projectplan zullen ook de vervolgacties bepaald moeten worden.

Het proces

Een PSU kent 3 stappen:

1 De voorbereiding

2 De uitvoering

3 De nazorg

Deelnemers

De deelnemers aan de PSU worden in de voorbereidingsstap vastgesteld. Het is raadzaam om van vertegenwoordiging van alle mogelijke stakeholders te overwegen. Denk hierbij aan (beoogde) projectmedewerkers, de (beoogde) projectleider, de opdrachtgever, vertegenwoordigers van de beheerorganisatie, vertegenwoordigers van afnemers/gebruikers, vertegenwoordigers van de O.R. en eventueel een facilitator.

Toepassing

Je kunt het instrument PSU inzetten in de volgende situaties:

• Er een globaal omschreven opdracht is die verder uitgewerkt moeten worden in een projectcontract.
• Bij aanvang van een project om commitment en gedeelde verantwoordelijkheid te creëren.
• Om de creativiteit en kwaliteiten van de projectdeelnemers optimaal te benutten om een gedragen en weloverwogen projectaanpak samen te stellen.
• Een doorstart te maken van een vastgelopen project waarmee de bestemming, de aanpak, de samenwerking, de gemeenschappelijke taal herijkt worden.